新舊交替生死未卜如何進行ERP版本升級

　　一.為什么要進行ERP版本升級?

　　近年來，許多企業(yè)由于發(fā)展迅速以及管理水平的提升，原有的ERP系統(tǒng)不能滿足企業(yè)的需求日益凸現(xiàn)。因此，吐故納新的要進行ERP系統(tǒng)升級的需求紛紛浮出水面。一般而言，企業(yè)決定升級ERP系統(tǒng)：一是因為原廠的舊版本技術支持即將停止;二是企業(yè)因為應用需求增加而必須升級。

　　(1)什么是版本升級?

　　這里需要明確的是版本升級不同于版本更新。一般來說，ERP廠商會隨著相關產(chǎn)品的不斷穩(wěn)定和功能的逐步完善而推出的小范圍的更新版本或者大規(guī)模的版本升級。比如，Oracle ERP產(chǎn)品R10有10.0至10.7八個版本，R11有R11.0.0至R11.0.3四個版本，R11i中也有R11.5.0至R11.5.9十個版本。即在每一個大的升級版本中，會有若干個小的更新版本。

　　一般來說，ERP的升級主要取決于技術上的變化和業(yè)務功能上的完善，從前一個版本到下一個版之間有很多的版本的話，多數(shù)情況下是由于版本的不完善和功能的不足造成的。如早期的ERP大多都是以MRPII為主，現(xiàn)在則包括供應鏈管理、客戶關系管理、人力資源管理等。企業(yè)ERP系統(tǒng)升級方式主要有幾種：技術升級，改進型升級，策略性的業(yè)務改進與提升。

　　(2)功能增加造成版本升級

　　在版本升級過程中，業(yè)務部門的需求是決定ERP產(chǎn)品是否升級的關鍵。用戶升級通常有兩種情況：一種是業(yè)務的變化引起企業(yè)對系統(tǒng)新功能的需求，即老系統(tǒng)不能滿足新業(yè)務的變化，需要對原有系統(tǒng)進行升級。還有一類是技術上的，比如以前受網(wǎng)絡限制和技術限制，ERP系統(tǒng)選擇的技術方式多是基于C/S架構的，現(xiàn)在則多采用B/S架構。但對于用戶來講，技術上的升級有時候并不完全必要，用戶在ERP應用時還是應該考慮業(yè)務需求為主。

　　也有些用戶認為版本過多，尤其是補丁的泛濫是反映出ERP產(chǎn)品不夠完善。廠商對此卻持不同看法：版本多并不能完全代表產(chǎn)品不夠完善，因為隨著功能模塊的增加、設計思想的改變和技術架構的提升，版本自然會更新?lián)Q代。所以，正常的版本更新和升級很正常的，但也不否認版本過多可能與產(chǎn)品不夠完善有關。例如在技術方面經(jīng)歷從DOS時代到WINDOS時代、從C/S架構到B/S架構等變化時，廠商就需要對ERP產(chǎn)品進行升級。

　　(3)廠商停止舊版本的支持，客戶被迫版本升級

　　還有一種情況是，有些ERP廠商對舊版本ERP產(chǎn)品提出了支持期限。廠商對此的解釋是從長遠來看，舊版本將不再適應新的業(yè)務需求并將逐漸退出市場，在這些舊版本上再進行投資(包括客戶和廠商)將是一種浪費，廠商要是對每一個舊版本都去維護的話，代價會很高。

　　因此，在廠商舊版本限期支持的問題上，企業(yè)和廠商之間一直存在分歧。因為對于企業(yè)來說，不可能像升級WINDOS操作系統(tǒng)一樣簡單實施ERP產(chǎn)品的版本升級，企業(yè)不得不考慮ERP系統(tǒng)版本升級要在資金投入、升級繁簡程度、工作量、人員安排、實施風險等各方面問題。ERP產(chǎn)品的版本升級牽扯著企業(yè)每一個人的神經(jīng)，同時也連著企業(yè)的每一根血脈。

　　二.ERP版本升級的困難之處是什么?

　　(1)ERP軟件不同版本的選擇

　　與零起點不同，對老ERP系統(tǒng)進行版本升級，起點一定更高。因為企業(yè)內(nèi)部的系統(tǒng)用戶已對ERP形成了判斷能力，如果新系統(tǒng)在不少地方比不上老系統(tǒng)，新系統(tǒng)是無法推行下去的。正因為對起點有更高的要求，而且同一廠商的ERP系統(tǒng)也往往會有許多不同的版本選擇,因此企業(yè)需要經(jīng)歷艱難的抉擇。

　　事實上，ERP版本升級的選擇風險并不比重新選擇一個ERP系統(tǒng)的風險少，這種風險體現(xiàn)在：如果是一個沒接觸過ERP的用戶，腦子里一片空白，系統(tǒng)功能說什么是什么，他們將比較容易接受廠商的觀點，這雖然造成了信息的不對稱，但有利于項目的實施。但對于版本升級的ERP產(chǎn)品來說,用戶對業(yè)務需求會有很多自己的理解，爭執(zhí)的機會也會大幅增加，而且業(yè)務部門人員容易把新系統(tǒng)與原系統(tǒng)進行比較，這些在某種程度上都會給產(chǎn)品的升級帶來風險。

　　(2)如何處理舊系統(tǒng)的二次開發(fā)

　　一般來說，企業(yè)的ERP系統(tǒng)，大多會有一些客制化的二次開發(fā)應用，而這些量身打造的功能，往往也成為ERP系統(tǒng)升級最大的痛苦。因此，每一次的ERP系統(tǒng)版本升級，都必須先完成之前二次開發(fā)的改版與升級測試。然后，才能進行下一步ERP版本升級。

　　(3)新版本穩(wěn)定性的風險

　　新版本可能不及企業(yè)正在使用的舊版本穩(wěn)定性好，就是企業(yè)在進行ERP版本升級最擔憂的事情之一。畢竟舊版本客戶已經(jīng)使用熟悉了，對各種情況都非常了解。新推出的升級版本與上一版本相比，雖然模塊和功能也增強了很多，可能技術水平也得到提升。但穩(wěn)定性方面按照國際軟件工程規(guī)律往往可能不及上一個經(jīng)過不斷更新的版本，可能還要再經(jīng)過進一步推出的版本才能完全穩(wěn)定下來――這在軟件業(yè)是非常普遍的現(xiàn)象。

　　(4)如何遷移舊數(shù)據(jù)

　　有句話形容數(shù)據(jù)在ERP的地位，就是“三分技術、七分管理、十二分數(shù)據(jù)”。升級系統(tǒng)意味著現(xiàn)有ERP系統(tǒng)中的有效數(shù)據(jù)要導入新系統(tǒng)。能否有效的導入數(shù)據(jù)，這對ERP系統(tǒng)切換以及新系統(tǒng)是否正常運行有著重要影響。尤其是在現(xiàn)有ERP系統(tǒng)運行數(shù)年，積累了上百GB數(shù)據(jù)的情形下，更需要仔細衡量歷史數(shù)據(jù)的有效性和對新系統(tǒng)的影響，以及數(shù)據(jù)遷移的方式和方法。

　　版本升級因為涉及到某些功能的變更，這決不僅僅是數(shù)據(jù)庫在不同存儲設備之間數(shù)據(jù)遷移那么簡單，它更像是對以前ERP數(shù)據(jù)以及ERP業(yè)務流程的重新審視和考核。數(shù)據(jù)遷移稍有不慎，便會造成新系統(tǒng)不能正常啟動，而遷移過多垃圾數(shù)據(jù)，將有可能使新ERP系統(tǒng)運行緩慢、甚至癱瘓。因此，數(shù)據(jù)遷移往往是ERP版本升級最重要的環(huán)節(jié)之一。

　　三.如何成功進行ERP系統(tǒng)版本升級?

　　企業(yè)ERP系統(tǒng)的升級從開始到結(jié)束要經(jīng)歷以下幾個階段：升級準備階段，升級實現(xiàn)階段，上線前最終測試階段，上線與支持階段。

　　(1)慎重選擇合適的升級版本

　　企業(yè)升級ERP系統(tǒng)面臨的最大問題是，要明確自身的管理是否已經(jīng)成熟到相應的水平，否則砸再多的錢進去，還是會打水漂。針對廠商不斷推出功能配置不同的升級版本，并不等于說最新版本就是最合適企業(yè)需求的版本。ERP升級新系統(tǒng)除了技術層面外，還有許多如流程重組、組織架構、人員配置等問題。因此，ERP系統(tǒng)的升級不只是換一個同類的電腦系統(tǒng)這么簡單。

　　(2)規(guī)范項目管理，規(guī)避升級風險

　　對于升級ERP系統(tǒng)，決不是簡簡單單的認為只把數(shù)據(jù)移植到新系統(tǒng)就可以了，這其中存在很多風險，稍有不慎就會ERP系統(tǒng)升級失敗。因此，首先要將企業(yè)一把手列為項目負責人。其次，要了解和明確企業(yè)的業(yè)務需求，選擇合適的升級切入點。第三，要有詳細的升級計劃(初始調(diào)研、培訓、實施、驗收等)。最后，還要有采用嚴格的升級項目考核，激勵機制。

　　(3)制定詳細的升級計劃

　　為了對升級項目所需的工作量有個實際的評估，對升級作出詳細計劃是非常有必要的。詳細具體的升級計劃，可以幫助企業(yè)了解ERP產(chǎn)品升級的細節(jié)，從而把未知因素降到最低，例如在項目計劃的關鍵位置設立檢查點，使得企業(yè)能夠隨時監(jiān)控升級的實施進度，及時發(fā)現(xiàn)問題，并對出現(xiàn)的異常現(xiàn)象做出快速反應，使升級過程更加清晰和有計劃性。

　　(4)進行適應性的業(yè)務流程微調(diào)

　　ERP實施和應用都需要非常關注企業(yè)的業(yè)務流程。因此，在ERP升級前需要對業(yè)務流程進行改進或重組，主要是為了讓新版本ERP軟件流程與公司業(yè)務流程配合一致。但有一個前提是，必須先確保業(yè)務流程的穩(wěn)定，然后才能進行微調(diào)和改良。否則，整天處于大規(guī)模的革命性業(yè)務流程變動，會讓員工不知如何操作，對ERP系統(tǒng)的升級穩(wěn)定運行也是致命的打擊。

　　(5)利用升級工具進行數(shù)據(jù)遷移

　　根據(jù)ERP的說法：“垃圾數(shù)據(jù)進，垃圾數(shù)據(jù)出”。顯然ERP系統(tǒng)升級最大的特點就是數(shù)據(jù)必須準確，因此需要組織大量人員進行攻堅戰(zhàn)。這是一個繁重的工作，建議采用廠商提供的升級工具進行遷移，以減少工作量和提高數(shù)據(jù)的準確性、有效性。

　　(6)做好升級文檔管理

　　由于ERP升級項目涉及到方方面面，并且所有與升級相關的需求、建議、解決方案與結(jié)論等都需要文檔化。因此，做好文檔工作是ERP版本升級得以成功的一個重要支撐。升級文檔包括的內(nèi)容相當廣泛，例如每一項升級任務的事前指導、事中實施記錄、事后分析結(jié)果都要形成相應的文檔，以便對具體的升級執(zhí)行過程與具體的活動進行記錄。作為升級文檔，應該還包括與項目相關的資源及其使用情況，以方便跟蹤與監(jiān)控項目的執(zhí)行。

　　總的來說，ERP版本升級是一個發(fā)展的大勢，不容我們回避。只要企業(yè)根據(jù)實際情況選擇了正確的升級方向，再綜合考慮技術因素，把握項目過程中的重點，加上借鑒前人的經(jīng)驗和充分利用升級幫助工具，那么ERP系統(tǒng)版本升級一定可以成功完成。

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